Jan 24, 2023 - 7 min read
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El manual hay que hacerlo propio: consejos para aplicar metodologías ágiles en la vida real
Charly Castro - Scrum Master
Allá por el 2016 comencé a poner en práctica lo aprendido en el primer curso de Scrum. Tuve mucha suerte de encontrarme con muy buenos mentores, pero no fue un camino ni fácil ni rápido. En los manuales de Scrum te proponen cosas que parecen que están muy lejos, y el cambiar una forma establecida de como se hace algo en una organización y conjuntamente mantener los procesos actuales funcionando requiere mucha energía, tiempo y colaboración. Para el momento en el que estoy escribiendo esta nota, vengo trabajando y puliendo estos métodos hace ya unos siete años y voy a contarles por qué los sigo eligiendo.
Dada la complejidad con la que trabajamos a diario, me gusta pensar las metodologías ágiles como una caja de herramientas, que cuando tenés las adecuadas podés contruir un sistema que funcione óptimo para tu solución. En el mundo de la tecnología, donde los cambios son constantes y las demandas del mercado son impredecibles, se convirtieron en una herramienta esencial para el éxito y supervivencia de una empresa. De hecho, nosotros como humanos, no podemos asimilar todos los cambios que pasan, estamos siempre un paso de tras, pero la idea es poder movernos como equipo de la mejor manera y rápido posible.
Al adoptar metodologías ágiles, las empresas de tecnología podemos ser más flexibles y adaptarnos rápidamente a los cambios, porque el propio marco nos habilita a ir trabajando con pequeñas entregas al cliente, e ir iterando y mejorando en cada una de ellas. Además, promueven una cultura de colaboración, horizontalidad y trabajo en equipo, lo que nos permite aprovechar al máximo el conocimiento y habilidades de nuestros paisanos. En definitiva, nos ayudan a entregar productos y servicios de alta calidad y mantenernos competitivos en un mercado cada vez más cambiante. Sin mencionar la cantidad de conocimiento y aprendizaje que queda en nosotros para poder tomar siempre mejores desiciones basadas en la experiencia.
Las metodologías ágiles más utilizadas son:
Las de Paisanos
En su mayoría Paisanos utilizamos Scrum y Kanban. Esta última sirve para poder entender y diseñar y workflow para un equipo, ya que evidencia de manera muy simple el ciclo de vida que transita una tarea dentro de un flujo de trabajo. Esto, como equipo, es muy importante porque cada uno de los integrantes deben tener muy en claro qué pasa en cada una de las columnas para que el flujo se mantenga continuo. Una característica de Kanban es que es una metodología pool y no push: elimina el micromanagement (el estar atrás de que cada uno realice sus tareas o “pantalleando” como cuando trabajabamos de forma presencial) para dar paso a la autonomía general del equipo. La idea es despejar el camino para que cada uno, haciéndose responsable de su trabajo, pueda avanzar con lo suyo.
Scrum probablemente lo conozcas o hayas escuchado hablar ya, pero es un marco de trabajo liviano y con “hábitos” sencillos para generar entregas tempranas de valor.
Cada camino profesional recorre una calle distinta. En mi caso estudié psicología y una de mis materias favoritas fue Psicología de las Instituciones y de las Organizaciones, que abarcaba cómo generar transformaciones profundas dentro de las empresas y cómo generar cambios culturales. Terminada la carrera, me empecé a interiorizar en las metodologías ágiles y me parecieron muy homologable a todo lo que yo había aprendido. Me resultó muy fácil y claro el planteo de Scrum como una herramienta para generar una transformación.
Muchas veces se piensa en Scrum como el destino a llegar y yo creo que es la puerta de entrada a generar o repensar hábitos que tiene una organización, su cultura, procesos y a fomentar el trabajo colaborativo. Es importante tener en cuenta que Scrum se transformó en un standard en la industria al momento de construir un producto digital, y nos genera un punto de encuentro y elimina barreras comunicacionales a nivel global. Si trabajas con alguien de Estados Unidos, Francia, India o países nórdicos, probablemente te entiendas mucho mejor al momento de empezar a trabajar en equipo.
A nivel personal, como mi mayor logro al implementarlo fue poder generar autonomía dentro de las personas del equipo e irradiar este mindset al resto de la organización. Eso rompe con el paradigma centenario del Taylorismo enfocado a la producción en cadena que divide personas que hacen de personas q piensan (o planifican). El que no tengan alguien que esté haciendo las cosas por ellos o pensando por ellos. Es un marco que genera mucho aprendizaje dentro de los integrantes de la organización porque el conocimiento de la empresa está entre los miembros que la forman y cómo circula el mismo internamente. Entonces la interacción dinámica que propone Scrum, y en general todas las metodologías ágiles, me parece muy enriquecedor.
Lo más complejo para los que recién están comenzando a aplicar las metodologías ágiles, es entender cuándo sí y cuándo no, cómo ir proponiendo cambios de forma progresiva y cómo ir polinizando en la organización el nuevo mindset. Y lo segundo es saber cómo continuar navegando con las personas a las que sólo le importan sus propios interesas, los saboteadores o los detractores de cualquier tipo de cambio arriba del barco (y esto pasa en todas las organizaciones).
Cuando alguien comienza a trabajar como Scrum Master se le brindan varias herramientas y el cómo se debería aplicarlas pero, en realidad, el material se da como una máxima. Lo que nadie te dice es que este marco es un destino o una posición a la que debés acercarte lo más posible, mucho más parecido a un camino a recorrer que un destino a llegar. Es dificil conocer las posibilidades que tiene el equipo y la organización en ese momento en particular. Comenzar una transformación es hacer lo mejor posible con lo que se cuenta y tratar de llegar lo más lejos que podamos ahora. De esta manera, como agentes de cambio organizacional, nos posicionamos en un lugar posibilitador, positivo y diferente de la frustración. Es un desafío para todos los Scrum Masters entender el marco y utilizarlo a nuestro favor, manteniéndose atento a qué cambio SÍ podemos implementar y siempre dispuestos a intentarlo de nuevo y de forma optimista.
En relación al cambio cultural que mencionaba anteriormente, no es recomendable aplicarlo sobre toda la organización, ni tampoco que sean varios al mismo tiempo. ¿Por qué? Si implementamos varios, luego no vamos a poder entender ni medir cuáles fueron los efectos de cada uno. Como facilitadores somos testigos de cómo pequeñas iniciativas dentro de los equipos se terminan traduciendo a cambios culturales, y que cuando tienen éxito impregnan a toda la organización.
Con respecto a los detractores, la verdad que no hace falta dedicarles tanta energía en convencerlos, probablemente ellos tengan pre-juicos o hasta miedo de lo que puede pasar. Por ejemplo, ¿si dejo de concentrar información, si hago todo transparente, mi puesto de trabajo desaparecerá? Más allá de estas posturas, sí es necesario pedir que se respeten los acuerdos que decidieron la mayoría, entre compañeros y también brindar un acompañamiento y seguir haciéndolos partícipes activos. Los puntos de vista más pesimistas también pueden ayudar a hacer mejores planes.
Más allá de que Scrum propone patrones que son las bases, en mi experiencia siempre nos sirvió mucho crear algo que llamamos “team deck”. Es un board compartido por todo el equipo donde tenemos actividades que disparan preguntas para generar acuerdos como equipo. Es un must have al momento de trabajar con un equipo y es un punta a pie para que se sucedan conversaciones y acuerdos sobre cómo nos vamos manejar. Esta plataforma que inventé tiene varios espacios colaborativos: la agenda de scrum que vamos a manejar (que día vamos a hacer los eventos, cuánto van a durar, quién los va a facilitar, cuántos días tiene un sprint, etc.) Definition of Done, Definition of ready y también una análisis en conjunto del workflow. Es algo muy enfocado a que el equipo pueda tener posibilidad de acción autónoma. Recordemos que la tarea principal de un Scrum es que el equipo aprenda y no generar un vínculo de dependencia.
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Otra herramienta que recomiendo es cada vez que comiences con un proyecto, es hacer una Agile Inception. Te va a ayudar mucho para alinear las voluntades y generar un entendimiento general sobre qué se va a construir.
Después cada cliente con el que trabajamos y cada solución va a tener cualidades específicas. Al igual que pasa con las personas, una solución que yo aplico en mi vida probablemente no funcione para la tuya, de la misma manera pasa con los equipos y con las organizaciones. Scrum te da las bases, pero la receta de éxito de una empresa no es replicable en otra, cada uno tiene que encontrar la suya. Hay que hacer las preguntas exploratorias necesarias para saber qué cambios son los primeros a planificar y estar pendiente de qué necesitan realmente mientras recorremos todos este derrotero (camino pavimentado de errores e intentos fallidos).
Al comenzar a trabajar en un nuevo proyecto, mi primer paso es mejorar la forma en la que un equipo se comunica. Empiezo por cosas simples, como por ejemplo un canal único donde todos se comuniquen y todos los que trabajan en el proyecto participen, sean stakeholders, c-level, desarrolladores, diseñadores, etc. Eso le da transparencia a todos, sabemos en qué página estamos y todos pueden participar de forma activa. (¡Eviten los mensajes privados! La idea es que la información pase en un mismo lugar y que todos tengan información actualizada.)
Pero la piedra fundacional, la que hace que el resto de las cosas funcionen en un equipo, es la confianza. No podemos dar por hecho que existe, es necesario construirla y sostenerla.
¿Cómo saber que venís por buen camino? El rol del Scrum Master es distinto al crear un vínculo de dependencia con su equipo por eso, para poder evaluar mi trabajo, miro qué cosas nuevas aprendió el equipo, qué nuevos habitos (sanos) incorporó y especialmente a mí, cuando alguien dentro del equipo propone activamente cosas, o cuando propone accionables en una retro, toma ownership sobre algo y comparte conocimientos de agilidad con otros compañeros… es un buen indicador que vamos por buen camino y que el tiempo y trabajo dedicado ya está dando sus frutos.
Se me ocurren algunos tips que son homologables para trabajar en este rol como para la vida cotidiana.
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